Transportunternehmen in Polen gründen: in 8 Schritten zum Start
Wer in Polen ein Transportunternehmen gründen will, muss ein Gewerbe anmelden, eine Güterkraftverkehrslizenz erwerben, die Besteuerungsform wählen und die finanzielle Leistungsfähigkeit nachweisen. Die Pflichten hängen von der Art der Transporte ab: Wer mit dem Transporter Ware im Inland fährt, hat andere Pflichten als ein internationaler Frachtführer mit Lkw.
Laut dem Bericht „Straßentransport in Polen 2024/2025“ des Verbands TLP (Transport und Logistik Polen) gibt es in Polen rund 102.000 Transportunternehmen und weitere 25.000 Firmen, die transportnahe Dienstleistungen erbringen. Der Wettbewerb in der Branche ist also groß.
Im Folgenden beschreiben wir der Reihe nach die Formalitäten bei den Behörden, die technischen Anforderungen und den Einstieg in die Zusammenarbeit mit Auftraggebern wie Antrans BiS.
Was ist ein Transportunternehmen?
Ein Transportunternehmen befördert Personen oder Güter im Inland oder ins Ausland. In Polen lautet der grundlegende PKD-Code (polnische Klassifikation der Wirtschaftszweige) 49.41.Z (Güterbeförderung im Straßenverkehr). Für diese Tätigkeit sind Genehmigungen nötig, vor allem bei internationalen Transporten und bei Fahrzeugen über 3,5 t. Ausführlicher beschreiben wir in einem eigenen Ratgeber, was ein Transportunternehmen macht und wie Sie einen Frachtführer auswählen.
Wie gründet man ein Transportunternehmen in Polen?
Dafür sind mehrere Formalitäten nötig, von der Gewerbeanmeldung bis zu den Genehmigungen. Hier sind 8 Schritte, nach denen Sie legal mit den Transporten beginnen können.
Schritt 1: Gewerbe anmelden
Melden Sie ein Einzelunternehmen (JDG) im CEIDG an, dem polnischen Gewerberegister. Tragen Sie Ihre Daten ein, wählen Sie den PKD-Code 49.41.Z (Güterbeförderung im Straßenverkehr) und erhalten Sie eine Steuernummer (NIP). Für die Umsatzsteuer registrieren Sie sich, wenn Sie im Laufe des Jahres einen Umsatz von über 240.000 PLN erwarten. Diese Grenze für die Steuerbefreiung gilt seit dem 1. Januar 2026 (vorher 200.000 PLN).
Schritt 2: Fachkundebescheinigung (CPC) erwerben
Die CPC-Bescheinigung bestätigt, dass Sie ein Unternehmen des Straßengüterverkehrs führen können. Sie erhalten sie nach bestandener Prüfung beim Institut für Kraftverkehr (Instytut Transportu Samochodowego). Die Gebühr beträgt 800 PLN. Die Bescheinigung muss der Inhaber oder die Person besitzen, die das Unternehmen leitet.
Schritt 3: Güterkraftverkehrslizenz beantragen
Die Güterkraftverkehrslizenz ist für den gewerblichen Güterkraftverkehr erforderlich. Ausgenommen sind Inlandstransporte mit Fahrzeugen bis 3,5 t, für die keine Lizenz nötig ist. Bei Inlandstransporten mit Fahrzeugen über 3,5 t genügt die Zulassung zum Beruf des Kraftverkehrsunternehmers (oft als nationale Lizenz bezeichnet). Für internationale Transporte brauchen Sie zusätzlich eine Gemeinschaftslizenz. Dem Antrag fügen Sie die CPC-Bescheinigung, ein Führungszeugnis sowie Unterlagen zu Fahrzeug, Betriebshof und finanzieller Leistungsfähigkeit bei.
Schritt 4: Finanzielle Leistungsfähigkeit nachweisen
Die finanzielle Leistungsfähigkeit zeigt, dass das Unternehmen zahlungsfähig ist und seine Betriebskosten decken kann. Das Minimum beträgt 9.000 € für das erste Fahrzeug und 5.000 € für jedes weitere. Bei Transportern mit einer zGM von 2,5 bis 3,5 t im internationalen Verkehr sind es 1.800 € für das erste und 900 € für jedes weitere Fahrzeug. Den Nachweis erbringen Sie mit Barmitteln, einer Bankbürgschaft oder einer Versicherung.
Schritt 5: Betriebshof vorbereiten
Der Betriebshof ist der Ort, an dem die Fahrzeuge abgestellt und gewartet werden. Er sollte bestimmte technische und organisatorische Anforderungen erfüllen, zum Beispiel Stellplätze und Sozialräume bieten. Außerdem brauchen Sie ein Dokument, das Ihr Recht zur Nutzung des Geländes belegt.
Schritt 6: Passende Fahrzeuge beschaffen
Die Fahrzeuge müssen die technischen Normen erfüllen und auf das Unternehmen zugelassen sein. Sie können sie kaufen, leasen oder mieten. Ein Fahrzeug über 3,5 t braucht einen kalibrierten Fahrtenschreiber (ca. 2.500 PLN). Ab dem 1. Juli 2026 ist der Fahrtenschreiber auch in Fahrzeugen von 2,5 bis 3,5 t Pflicht, die im internationalen Güterverkehr eingesetzt werden.
Schritt 7: Versicherungen abschließen
Versicherungen schützen das Unternehmen und seine Kunden vor finanziellen Verlusten. Pflicht ist die Kfz-Haftpflichtversicherung (OC). Die Verkehrshaftungsversicherung (OCP) ist formal freiwillig, wird aber praktisch von allen Auftraggebern verlangt. Hinzu kommen die Kaskoversicherung (AC) und die Warentransportversicherung. Die Kosten hängen von der Flotte und vom Deckungsumfang ab. Was die Verkehrshaftungsversicherung (OCP) abdeckt und ob sie Pflicht ist, erklären wir in einem eigenen Beitrag.
Schritt 8: Übrige Formalitäten erledigen
Zum Schluss melden Sie sich beim ZUS (polnische Sozialversicherungsanstalt) an, wählen die Besteuerungsform und besorgen ein Führungszeugnis. Bereiten Sie bei Bedarf auch Finanzunterlagen vor, zum Beispiel einen Jahresabschluss für die GITD (polnische Straßenverkehrsinspektion) zum Lizenzantrag.
Wie gründet man ein Transportunternehmen mit Fahrzeugen bis 3,5 t?
Inlandstransporte mit Fahrzeugen bis 3,5 t zGM erfordern weder eine Zulassung noch eine Lizenz, ein angemeldetes Gewerbe genügt. Im internationalen Verkehr ist das anders. Seit dem 21. Mai 2022 muss ein Frachtführer, der mit Fahrzeugen von 2,5 bis 3,5 t zGM Waren ins Ausland befördert, die Zulassung zum Beruf des Kraftverkehrsunternehmers und eine Gemeinschaftslizenz besitzen, ab dem 1. Juli 2026 außerdem einen Fahrtenschreiber im Fahrzeug. Unabhängig von der Strecke müssen Sie die Arbeitszeit der Fahrer dokumentieren und die Verkehrsvorschriften einhalten.
Wie gründet man ein Transportunternehmen mit Fahrzeugen über 3,5 t?
Sie brauchen eine Güterkraftverkehrslizenz (im Inland die Zulassung zum Beruf des Kraftverkehrsunternehmers, für Auslandsfahrten zusätzlich eine Gemeinschaftslizenz), eine Fachkundebescheinigung, einen Betriebshof, die finanzielle Leistungsfähigkeit und mindestens ein Fahrzeug. Hinzu kommen ein angemeldetes Gewerbe, Versicherungen und ein Führungszeugnis.
1. Formale Anforderungen
Die Güterbeförderung mit Fahrzeugen über 3,5 t erfordert eine Güterkraftverkehrslizenz, die von der polnischen Hauptinspektion für Straßenverkehr (GITD) erteilt wird. Mindestens eine Person, die das Unternehmen leitet, muss eine Fachkundebescheinigung besitzen. Die finanzielle Leistungsfähigkeit weisen Sie zum Beispiel mit einer Versicherung oder einem Jahresabschluss nach.
Inhaber und Verkehrsleiter brauchen ein Führungszeugnis: Sie dürfen nicht wegen Steuerstraftaten oder Verkehrsdelikten vorbestraft sein. Das Unternehmen muss außerdem einen Betriebshof haben, also einen Ort, an dem die Fahrzeuge abgestellt werden und von dem aus der Betrieb geführt wird, sowie mindestens ein Fahrzeug über 3,5 t. Es kann im Eigentum stehen, geleast sein oder auf einer anderen, vertraglich belegten Grundlage genutzt werden.
2. Ablauf der Gründung
Zuerst melden Sie das Unternehmen im CEIDG (natürliche Person) oder im KRS, dem polnischen Landesgerichtsregister (Gesellschaft), an und wählen einen PKD-Code, zum Beispiel 49.41.Z (Güterbeförderung im Straßenverkehr). Wenn Sie mit Geschäftspartnern aus anderen EU-Ländern zusammenarbeiten, brauchen Sie auch eine Registrierung für den innergemeinschaftlichen Verkehr (VAT-UE). Danach stellen Sie bei der GITD den Lizenzantrag mit Anlagen: Bescheinigung, Unterlagen zu Fahrzeugen und Betriebshof sowie Nachweis der finanziellen Leistungsfähigkeit.
Zum Schluss folgen die Versicherungen. Pflicht ist die Kfz-Haftpflichtversicherung (OC). Die Verkehrshaftungsversicherung (OCP) ist formal freiwillig, wird aber praktisch von allen Auftraggebern verlangt. Hinzu kommen die Kaskoversicherung (AC) und die Warentransportversicherung.
3. Kosten
Die Anlaufkosten hängen vom Umfang des Geschäfts ab und können zwischen einigen Zehntausend und mehreren Hunderttausend PLN liegen. Kalkulieren Sie unter anderem Kauf oder Leasing der Fahrzeuge, Versicherungen, Miete oder Bau des Betriebshofs, Personalkosten sowie Verwaltungs- und Lizenzgebühren ein.
Wie gründet man ein Transportunternehmen als Einzelunternehmer?
Melden Sie Ihr Gewerbe im CEIDG an und besorgen Sie die Fachkundebescheinigung, die Güterkraftverkehrslizenz (sofern die Art der Transporte sie erfordert, siehe oben), den Nachweis der finanziellen Leistungsfähigkeit und die Versicherungen.
Wählen Sie bei der Anmeldung einen PKD-Code (zum Beispiel 49.41.Z) und die Besteuerungsform (zum Beispiel die lineare Einkommensteuer von 19 %). Sichern Sie sich den Zugang zu einem Betriebshof. Für die Umsatzsteuer registrieren Sie sich spätestens, wenn Ihr Jahresumsatz 240.000 PLN übersteigt. Der Firmenname muss Vor- und Nachnamen des Inhabers enthalten, und für den Start brauchen Sie kein Stammkapital.
Welche Besteuerungsform ist für ein Transportunternehmen am besten?
Das hängt von Kosten und Umsatz ab. Bei hohen Kosten lohnen sich die allgemeinen Grundsätze, kleine Firmen mit niedrigen Kosten fahren mit der Pauschalsteuer von 5,5 % oder 8,5 % besser.
Die allgemeinen Grundsätze (Steuerstufen von 12 % und 32 %) erlauben den Abzug von Kosten und eignen sich bei hohen Ausgaben. Die lineare Steuer (19 %) ist einfach, schließt aber die meisten Steuervergünstigungen aus. Die Pauschalsteuer auf den Umsatz (5,5 % oder 8,5 %) lohnt sich bei niedrigen Kosten und vereinfacht die Buchhaltung, vor allem bei kleineren Frachtführern. Die Wahl besprechen Sie am besten mit einem Steuerberater.
Muss sich ein Transportunternehmen für die Umsatzsteuer registrieren?
Die Registrierung für die Umsatzsteuer ist Pflicht, sobald der Jahresumsatz 240.000 PLN übersteigt. Diese Grenze gilt seit dem 1. Januar 2026 (bis Ende 2025 waren es 200.000 PLN). Außerdem gilt:
- wenn Sie Waren für Unternehmen aus anderen EU-Ländern befördern, müssen Sie sich vor der ersten solchen Leistung für den innergemeinschaftlichen Verkehr (VAT-UE) registrieren, auch wenn Sie die Steuerbefreiung nutzen,
- wenn Ihre Auftraggeber Rechnungen mit Umsatzsteuer wünschen, ist die Registrierung vor Erreichen der Grenze schlicht Voraussetzung für die Zusammenarbeit.
Wie hoch sind die ZUS-Beiträge in einem Transportunternehmen?
2026 betragen die vollen Sozialversicherungsbeiträge eines Unternehmers 1.926,76 PLN im Monat (mit freiwilliger Krankengeldversicherung). In der Vorzugsphase, also in den ersten 24 Monaten, sind es 456,18 PLN, beim Modell Mały ZUS Plus hängen die Beiträge vom Einkommen ab. Hinzu kommt der Gesundheitsbeitrag, dessen Höhe von der Besteuerungsform abhängt.
Welcher PKD-Code gilt für ein Transportunternehmen?
Der wichtigste PKD-Code ist 49.41.Z (Güterbeförderung im Straßenverkehr). Ergänzende Codes sind zum Beispiel 52.21.Z (Dienstleistungen für den Verkehr) und 53.20.Z (Kurierdienste).
Wie erhält man die Zulassung zum Beruf des Kraftverkehrsunternehmers?
Sie müssen die Prüfung für die Fachkundebescheinigung (CPC) bestehen, einen Betriebshof haben und die finanzielle Leistungsfähigkeit nachweisen: mindestens 9.000 € für das erste Fahrzeug und 5.000 € für jedes weitere. Der Antrag wird bei der GITD gestellt.
Was ist eine Gemeinschaftslizenz für Transportunternehmen?
Die Gemeinschaftslizenz berechtigt zum grenzüberschreitenden Güterkraftverkehr in der Europäischen Union. Voraussetzung sind eine Fachkundebescheinigung (CPC), ein Betriebshof und die finanzielle Leistungsfähigkeit. Die GITD erteilt sie für bis zu 5 Jahre (Gebühr 4.000 PLN) oder bis zu 10 Jahre (8.000 PLN). Hinzu kommt eine Gebühr für die beglaubigte Abschrift für jedes Fahrzeug.
Welche Rechtsform eignet sich für ein Transportunternehmen?
Am häufigsten gewählt wird das Einzelunternehmen (JDG). Es kostet wenig, aber Sie haften für die Verbindlichkeiten des Unternehmens mit Ihrem gesamten Vermögen. Eine GmbH (sp. z o.o.) schützt das Privatvermögen besser, ist aber in der Führung teurer. Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist sinnvoll, wenn mehrere Personen das Unternehmen gründen.
Wie vermarktet man ein Transportunternehmen?
Beginnen Sie mit einer Website mit Leistungsangebot und Referenzen sowie einem Google-Unternehmensprofil. Nutzen Sie Frachtenbörsen (z. B. Trans.eu), schalten Sie Google-Ads-Kampagnen, kümmern Sie sich um lokales SEO und arbeiten Sie mit Frachtvermittlern zusammen.
Lohnt sich ein eigenes Transportunternehmen?
Die Rentabilität hängt vom Umfang des Geschäfts, den Kraftstoffkosten und der Auftragslage ab. Laut Trans.info liegen die Nettomargen zwischen 5 und 15 %. Die größten Herausforderungen sind Saisonalität und Wettbewerb.
Was kostet die Gründung eines Transportunternehmens?
Die Gründung eines Transportunternehmens in Polen kostet ab etwa 50.000 PLN für eine kleine Firma im Inlandsverkehr bis zu mehreren Hunderttausend PLN bei internationalen Transporten mit Fahrzeugen über 3,5 t.
Dazu kommen unter anderem die Gemeinschaftslizenz (4.000 PLN für 5 Jahre plus beglaubigte Abschriften für die Fahrzeuge), die Fachkundebescheinigung (800 PLN), Versicherungen (OC, AC, OCP), Fahrtenschreiber (ca. 2.500 PLN pro Fahrzeug), Leasing oder Kauf der Fahrzeuge und die Kosten des Betriebshofs.
Wie erhält man Fördermittel für ein Transportunternehmen?
Wählen Sie ein Programm (zum Beispiel Arbeitsamt, lokale Aktionsgruppe LGD oder EU-Fonds), bereiten Sie den Antrag vor und reichen Sie ihn bei der Stelle ein, die die Mittel vergibt.
Vom polnischen Arbeitsamt können Sie 25.000 bis 49.000 PLN erhalten. EU-Programme, der NFOŚiGW (Nationaler Fonds für Umweltschutz und Wasserwirtschaft) und der PFR (Polnischer Entwicklungsfonds) finanzieren unter anderem die Modernisierung der Flotte, Infrastruktur und Ausrüstung. Legen Sie zuerst fest, wofür Sie das Geld brauchen, wählen Sie dann die passende Förderquelle und bereiten Sie die Unterlagen sorgfältig vor. Auf die Entscheidung warten Sie einige Wochen bis zu 9 Monate.
Gründen Sie Ihr Transportunternehmen und fahren Sie Aufträge für Antrans BiS
Antrans BiS mit Sitz in Olkusz (Polen) bietet Frachtführern regelmäßige Aufträge auf internationalen Strecken und arbeitet mit ihnen zu klaren Bedingungen zusammen.
Das Unternehmen bietet:
- Bezahlung für jeden gefahrenen Kilometer,
- Zahlungsziel von 30 Tagen,
- Touren im Rhythmus von mindestens 2 Wochen,
- Möglichkeit, einen Sattelauflieger zu mieten,
- Unterstützung durch erfahrene Disponenten rund um die Uhr.
Kontakt: Miłosz, +48 666 666 863, wspolpraca@antransbis.pl
Zum Frachtführerbereich von Antrans BiS
Geschäftsführer | Antrans BiS, Olkusz
Sebastian Szklarczyk leitet seit mehr als 15 Jahren die Entwicklung von Antrans BiS, einem Transportunternehmen, das Transporte in ganz Europa durchführt. Er begann als Leiter der Speditionsabteilung und sammelte dabei praktische Erfahrung in der Organisation internationaler Transporte und im Flottenmanagement auf europäischen Strecken.
Als Geschäftsführer verantwortet er die strategische Leitung eines Unternehmens, das jährlich mehr als 21.000 Transporte auf seinen wichtigsten Relationen durchführt: Polen-Italien, Polen-Deutschland, Polen-Österreich, Spanien, Benelux und Skandinavien. Unter seiner Führung hat Antrans BiS die Flotte auf 220 eigene Fahrzeuge und Partnerfahrzeuge ausgebaut und eine Lieferpünktlichkeit von 98 % erreicht.
Fachgebiete: internationale FTL-Transporte in ganz Europa, Automotive- und FMCG-Logistik, Optimierung europäischer Routen, Straßenverkehrsvorschriften und Fahrverbote in der EU sowie Transportdokumentation (CMR, VAT-UE, INTRASTAT).
Im Blog von Antrans BiS vermittelt er praxisnahes Wissen über internationale Spedition, Transportvorschriften und die betriebswirtschaftlichen Aspekte der Führung eines Transport-, Speditions- und Logistikunternehmens in verschiedenen europäischen Ländern.
