Jak otworzyć firmę transportową w Polsce w 8 krokach
Żeby otworzyć firmę transportową w Polsce, trzeba zarejestrować działalność, zdobyć licencję transportową, wybrać formę opodatkowania i wykazać zabezpieczenie finansowe. Obowiązki zależą od rodzaju przewozów. Inne ma ktoś, kto wozi towar busem po kraju, a inne przewoźnik międzynarodowy z ciężarówkami.
Według raportu „Transport drogowy w Polsce 2024/2025” opublikowanego przez TLP w Polsce działa około 102 tysięcy firm transportowych i kolejne 25 tysięcy firm świadczących usługi wspierające transport. Konkurencja w branży jest więc duża.
Niżej opisujemy po kolei formalności w urzędach, wymagania techniczne i start współpracy z firmami, które dają zlecenia, takimi jak Antrans BiS.
Czym jest firma transportowa?
Firma transportowa przewozi osoby lub towary w kraju albo za granicę. Podstawowy kod PKD to 49.41.Z (transport drogowy towarów). Taka działalność wymaga zezwoleń, zwłaszcza przy przewozach międzynarodowych i przy pojazdach powyżej 3,5 tony. Szerzej o tym, czym zajmuje się firma transportowa i jak wybrać przewoźnika, piszemy w osobnym poradniku.
Jak otworzyć firmę transportową w Polsce?
Trzeba przejść przez kilka formalności, od rejestracji działalności po zezwolenia. Oto 8 kroków, po których możesz legalnie zacząć przewozy.
Krok 1: Zarejestruj działalność gospodarczą
Zarejestruj jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) w CEIDG. Wpisz dane, wybierz kod PKD 49.41.Z (transport drogowy towarów) i uzyskaj NIP. Do VAT zgłoś się, jeśli spodziewasz się w ciągu roku sprzedaży powyżej 240 000 zł. Taki limit zwolnienia z VAT obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. (wcześniej 200 000 zł).
Krok 2: Uzyskaj certyfikat kompetencji zawodowych (CPC)
Certyfikat CPC potwierdza, że umiesz zarządzać firmą transportu drogowego. Dostaje się go po zdaniu egzaminu w Instytucie Transportu Samochodowego. Opłata wynosi 800 zł. Certyfikat musi mieć właściciel albo osoba, która zarządza firmą.
Krok 3: Zdobądź licencję transportową
Licencja transportowa jest potrzebna do zarobkowego przewozu rzeczy. Wyjątkiem są przewozy krajowe pojazdami do 3,5 t, które jej nie wymagają. Przy przewozach krajowych pojazdami powyżej 3,5 t wystarczy zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (często nazywane licencją krajową). Do przewozów międzynarodowych potrzebujesz jeszcze licencji wspólnotowej. Do wniosku dołączasz certyfikat CPC, zaświadczenie o niekaralności oraz dokumenty pojazdu, bazy i zabezpieczenia finansowego.
Krok 4: Zapewnij zabezpieczenie finansowe
Zabezpieczenie finansowe pokazuje, że firma jest wypłacalna i pokryje koszty działalności. Minimum to 9 000 € na pierwszy pojazd i 5 000 € na każdy kolejny. Przy busach o DMC od 2,5 do 3,5 t w transporcie międzynarodowym jest to 1 800 € na pierwszy pojazd i 900 € na każdy kolejny. Zabezpieczenie możesz wykazać gotówką, gwarancją bankową albo ubezpieczeniem.
Krok 5: Przygotuj bazę eksploatacyjną
Baza eksploatacyjna to miejsce, w którym parkują i są obsługiwane pojazdy. Powinna spełniać określone warunki techniczne i organizacyjne, na przykład mieć miejsce parkingowe i zaplecze socjalne. Potrzebny jest też dokument potwierdzający prawo do korzystania z terenu.
Krok 6: Zadbaj o odpowiednie pojazdy
Pojazdy muszą spełniać normy techniczne i być zarejestrowane na firmę. Możesz je kupić, wziąć w leasing albo wynająć. Pojazd powyżej 3,5 tony musi mieć tachograf z kalibracją (ok. 2 500 zł). Od 1 lipca 2026 r. tachograf jest obowiązkowy także w pojazdach od 2,5 do 3,5 t, które wykonują międzynarodowy przewóz rzeczy.
Krok 7: Wykup ubezpieczenia
Ubezpieczenia chronią firmę i jej klientów przed stratami finansowymi. Obowiązkowe jest OC pojazdu. Ubezpieczenie OC przewoźnika (OCP) formalnie jest dobrowolne, ale wymagają go praktycznie wszyscy zleceniodawcy. Do tego dochodzą AC i ubezpieczenie mienia w transporcie. Koszty zależą od floty i zakresu ochrony. Co obejmuje OCP przewoźnika i czy jest obowiązkowe, wyjaśniamy w osobnym wpisie.
Krok 8: Dopełnij pozostałych formalności
Na koniec zgłoś się do ZUS, wybierz formę opodatkowania i zdobądź zaświadczenie o niekaralności. Przygotuj też dokumenty finansowe, jeśli będą potrzebne, na przykład sprawozdanie finansowe dla GITD do wniosku o licencję.
Jak otworzyć firmę transportową do 3,5 tony?
Przewozy krajowe pojazdami do 3,5 tony DMC nie wymagają zezwolenia ani licencji, wystarczy zarejestrowana działalność. W transporcie międzynarodowym jest inaczej. Od 21 maja 2022 r. przewoźnik, który wozi towary za granicę pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 t, musi mieć zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego i licencję wspólnotową, a od 1 lipca 2026 r. także tachograf w pojeździe. Niezależnie od trasy trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy i przestrzegać przepisów drogowych.
Jak otworzyć firmę transportową powyżej 3,5 tony?
Potrzebujesz licencji transportowej (w kraju zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, za granicą także licencji wspólnotowej), certyfikatu kompetencji zawodowych, bazy eksploatacyjnej, zabezpieczenia finansowego i co najmniej jednego pojazdu. Do tego dochodzą zarejestrowana działalność, ubezpieczenia i zaświadczenie o niekaralności.
1. Wymagania formalne
Przewóz rzeczy pojazdami powyżej 3,5 tony wymaga licencji transportowej, którą wydaje Główny Inspektorat Transportu Drogowego. Co najmniej jedna osoba zarządzająca firmą musi mieć certyfikat kompetencji zawodowych. Zabezpieczenie finansowe wykazujesz na przykład ubezpieczeniem albo sprawozdaniem finansowym.
Właściciel i osoba zarządzająca potrzebują zaświadczenia o niekaralności: nie mogą być karani za przestępstwa skarbowe ani drogowe. Firma musi też mieć bazę transportową, czyli miejsce, gdzie parkują pojazdy i skąd prowadzi działalność, oraz co najmniej jeden pojazd powyżej 3,5 tony. Może być własny, w leasingu albo używany na innej podstawie potwierdzonej umową.
2. Etapy zakładania firmy
Najpierw rejestrujesz firmę w CEIDG (osoba fizyczna) albo w KRS (spółka) i wybierasz kod PKD, na przykład 49.41.Z (transport drogowy towarów). Jeśli będziesz współpracować z kontrahentami z innych krajów UE, potrzebujesz też rejestracji do VAT-UE. Potem składasz w GITD wniosek o licencję z załącznikami: certyfikatem, dokumentami pojazdów i bazy oraz zabezpieczeniem finansowym.
Na koniec zostają ubezpieczenia. Obowiązkowe jest OC pojazdu. OCP przewoźnika formalnie jest dobrowolne, ale wymagają go praktycznie wszyscy zleceniodawcy. Do tego dochodzą AC i ubezpieczenie mienia w transporcie.
3. Koszty
Koszty na start zależą od skali działalności i mogą wynieść od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych. Policz między innymi zakup albo leasing pojazdów, ubezpieczenia, wynajem lub budowę bazy, koszty pracownicze oraz opłaty administracyjne i licencyjne.
Jak otworzyć firmę transportową jednoosobową?
Zarejestruj działalność w CEIDG i zdobądź certyfikat kompetencji zawodowych, licencję transportową (jeśli wymaga jej rodzaj przewozów, patrz wyżej), zabezpieczenie finansowe i ubezpieczenia.
Przy rejestracji wybierz kod PKD (na przykład 49.41.Z) i formę opodatkowania (na przykład podatek liniowy 19%). Zapewnij sobie dostęp do bazy eksploatacyjnej. Do VAT zarejestruj się najpóźniej wtedy, gdy sprzedaż w roku przekroczy 240 000 zł. Nazwa firmy musi zawierać imię i nazwisko właściciela, a na start nie potrzebujesz kapitału zakładowego.
Jaka jest najlepsza forma opodatkowania dla firmy transportowej?
To zależy od kosztów i przychodów. Przy wysokich kosztach korzystne są zasady ogólne, a małym firmom z niskimi kosztami opłaca się ryczałt 5,5% lub 8,5%.
Zasady ogólne (skala 12% i 32%) pozwalają odliczać koszty i sprawdzają się przy dużych wydatkach. Podatek liniowy (19%) jest prosty, ale nie pozwala korzystać z większości ulg. Ryczałt (5,5% lub 8,5%) opłaca się przy niskich kosztach i upraszcza księgowość, zwłaszcza u mniejszych przewoźników. Wybór najlepiej skonsultować z doradcą podatkowym.
Czy firma transportowa musi być płatnikiem VAT?
Rejestracja do VAT jest obowiązkowa, gdy roczna sprzedaż przekroczy 240 000 zł. Taki limit obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. (do końca 2025 r. było to 200 000 zł). Poza tym:
- jeśli wozisz towar dla firm z innych krajów UE, przed pierwszą taką usługą musisz zarejestrować się do VAT-UE, także wtedy, gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT,
- jeśli kontrahenci chcą faktur z VAT, rejestracja przed przekroczeniem limitu jest po prostu warunkiem współpracy.
Ile wynoszą składki ZUS w firmie transportowej?
W 2026 r. pełne składki społeczne przedsiębiorcy wynoszą 1 926,76 zł miesięcznie (z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym). W okresie preferencyjnym, czyli przez pierwsze 24 miesiące, jest to 456,18 zł, a przy Małym ZUS Plus składki zależą od dochodu. Do tego dochodzi składka zdrowotna, której wysokość zależy od formy opodatkowania.
Jakie PKD dla firmy transportowej?
Główny kod PKD to 49.41.Z (transport drogowy towarów). Kody pomocnicze to na przykład 52.21.Z (działalność usługowa wspomagająca transport) i 53.20.Z (działalność kurierska).
Jak uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego?
Trzeba zdać egzamin na certyfikat kompetencji zawodowych (CPC), mieć bazę eksploatacyjną i wykazać zabezpieczenie finansowe: co najmniej 9 000 € na pierwszy pojazd i 5 000 € na każdy kolejny. Wniosek składa się w GITD.
Czym jest licencja wspólnotowa w firmie transportowej?
Licencja wspólnotowa uprawnia do międzynarodowego transportu drogowego w Unii Europejskiej. Wymaga certyfikatu kompetencji zawodowych (CPC), bazy eksploatacyjnej i zdolności finansowej. GITD wydaje ją na okres do 5 lat (opłata 4 000 zł) albo do 10 lat (8 000 zł). Do tego dochodzi opłata za wypis na każdy pojazd.
Jaką formę działalności wybrać dla firmy transportowej?
Najczęściej wybierana jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG). Kosztuje niewiele, ale za zobowiązania firmy odpowiadasz całym majątkiem. Spółka z o.o. lepiej chroni majątek prywatny, ale jest droższa w prowadzeniu. Spółka cywilna ma sens, gdy firmę zakłada kilka osób.
Jak prowadzić marketing firmy transportowej?
Zacznij od strony internetowej z ofertą i referencjami oraz wizytówki w Google. Korzystaj z giełd transportowych (np. Trans.eu), uruchom kampanie Google Ads, zadbaj o lokalne SEO i nawiąż współpracę z brokerami ładunków.
Czy prowadzenie firmy transportowej jest opłacalne?
Rentowność zależy od skali działalności, kosztów paliwa i ładunków. Według danych Trans.info marże netto wynoszą od 5 do 15%. Największe wyzwania to sezonowość i konkurencja.
Ile kosztuje założenie firmy transportowej?
Założenie firmy transportowej w Polsce kosztuje od około 50 000 zł w przypadku małej firmy krajowej do kilkuset tysięcy złotych przy przewozach międzynarodowych pojazdami powyżej 3,5 tony.
Do tej kwoty dolicz między innymi licencję wspólnotową (4 000 zł na 5 lat plus wypisy na pojazdy), certyfikat kompetencji zawodowych (800 zł), ubezpieczenia (OC, AC, OCP), tachografy (ok. 2 500 zł za pojazd), leasing albo zakup pojazdów i koszty bazy eksploatacyjnej.
Jak uzyskać dofinansowanie na firmę transportową?
Wybierz program (na przykład urząd pracy, LGD albo fundusze unijne), przygotuj wniosek i złóż go w instytucji, która przyznaje pieniądze.
Z urzędu pracy możesz dostać od 25 000 do 49 000 zł. Programy unijne, NFOŚiGW i PFR finansują między innymi modernizację floty, infrastrukturę i zakup sprzętu. Najpierw ustal, na co potrzebujesz pieniędzy, potem dobierz źródło dotacji i starannie przygotuj dokumenty. Na decyzję czeka się od kilku tygodni do nawet 9 miesięcy.
Załóż firmę transportową i realizuj zlecenia transportowe z Antrans BiS
Antrans BiS z siedzibą w Olkuszu daje przewoźnikom regularne zlecenia na trasach międzynarodowych i współpracuje z nimi na jasnych warunkach.
Firma zapewnia:
- płatność za każdy przejechany kilometr,
- termin płatności 30 dni,
- wyjazdy w systemach minimum 2-tygodniowych,
- możliwość wynajmu naczepy,
- wsparcie doświadczonych spedytorów przez całą dobę.
Kontakt: Miłosz, 666 666 863, wspolpraca@antransbis.pl
Przejdź do strefy przewoźnika Antrans BiS
Dyrektor Generalny | Antrans BiS, OlkuszSebastian Szklarczyk od ponad 15 lat kieruje rozwojem Antrans BiS – firmy transportowej realizującej przewozy w całej Europie. Zaczynał jako Kierownik Działu Spedycji, gdzie zdobywał praktyczne doświadczenie w organizacji przewozów międzynarodowych i zarządzaniu flotą pojazdów na trasach europejskich.
Jako Dyrektor Generalny odpowiada za strategiczne zarządzanie firmą realizującą rocznie ponad 21 000 transportów na kluczowych kierunkach: Polska-Włochy, Polska-Niemcy, Polska-Austria, Hiszpania, Benelux i Skandynawia. Pod jego kierownictwem Antrans BiS rozwinął flotę do 220 pojazdów (własnych i partnerskich) oraz osiągnął terminowość dostaw na poziomie 98%.
Specjalizacja: transport międzynarodowy FTL w całej Europie, logistyka automotive i FMCG, optymalizacja tras europejskich, przepisy drogowe i zakazy ruchu w UE, dokumentacja przewozowa (CMR, VAT-UE, INTRASTAT).
Na blogu Antrans BiS dzieli się praktyczną wiedzą z zakresu spedycji międzynarodowej, przepisów transportowych oraz biznesowych aspektów prowadzenia firmy TSL w różnych krajach europejskich.
Kontakt:
sebastian.szklarczyk@antransbis.pl
